1) Acesse o menu “Execução” e o submenu “Folha de Pagamento”;

2) Acesse a função “Contabilização da Folha”. Na função, serão exibidos os registros das folhas que foram enviados pelos sistemas (ERGON ou RHUPAG). O campo “Total Bruto” informa o valor total da folha que será gerada execução orçamentária (empenho e liquidação). O campo “Total Retenções” informa o total de retenções (consignações) que farão parte das liquidações. O campo “Total Líquido” informa o valor líquido (valor bruto – valor retenções);

3) Selecione o registro e clique em “Alterar”. Na parte de baixo da tela estarão as abas “Documentos“ e “Inconsistências”. Se houver algum registro na aba “Inconsistências”, deverá ser selecionado o registro e clicar no botão “Justificar”, onde será exibido um campo para digitação de texto. Pode ser digitado o seguinte texto: “Dotação de vantagens insuficiente para absorver o desconto e ou retenção.” Não será possível o fechamento da folha caso haja algum registro de inconsistência sem justificativa informada.

Para que a folha seja apropriada, com a geração automática da Nota Patrimonial – NP (reconhecimento prévio da obrigação), Nota de Empenho – NE e Nota de Liquidação – NL, deve-se clicar no botão “Fechar Folha”;

3.1) Aba “Documentos”

Nela serão informados os documentos que serão gerados (Nota Patrimonial – NP, Nota de Empenho – NE e Nota de Liquidação – NL) com seus respectivos valores.

No caso da Nota Patrimonial – NP, ela será gerada com o valor líquido da folha e com o valor das retenções (consignações). Esta contabilização será do reconhecimento prévio fazendo a contabilização patrimonial (“VPD contra Salários a Pagar” e “Consignatários contra uma conta transitória chamada “Retenções s/ Folha de Pagamento”), além das contas de controle.

A Nota de Empenho – NE fará a contabilização patrimonial baixando do conta corrente (antigo complemento) “P” da conta “Salários a Pagar” e inscrevendo no “F”, além das contas de controle e orçamentárias.

A Nota de Liquidação – NE fará a contabilização patrimonial baixando o valor da conta transitória “Retenções s/ Folha de Pagamento” contra “Salários a Pagar”, fazendo com que a conta “Salários a Pagar” fique apenas com o valor líquido em relação às retenções (consignações). Também baixará do conta corrente (antigo complemento) “P” da conta “Consignatários” e inscrevendo no “F”, além das contas de controle e orçamentárias.

3.2) Aba “Inconsistências” (IMPORTANTE)

Nela serão informadas as inconsistências que foram encontradas durante o processamento dos os registros das folhas que foram enviados pelos sistemas (ERGON ou RHUPAG)

Existem, basicamente, dois tipos de inconsistências relativas ao processamento dos valores:

3.2.1) Operações de desconto que não puderam ser consideradas

Neste tipo de inconsistência, as rubricas classificadas como desconto com operação de desconto ou as rubricas classificadas como vantagens, mas também com operação de desconto tiveram a dotação (PT+ND+FR) informada insuficiente para considera-las. Há também situações em que a dotação informada na folha só tem o registro do desconto.

Para identificar este tipo de inconsistência, deve-se verificar na mensagem emitida para cada uma delas se existem menção aos termos “Tipo de Retenção” ou “Credor da Retenção”. Se existir, a inconsistência NÃO será relativa a desconto, mas sim ao segundo tipo de inconsistência explicado mais abaixo.

Esses valores de inconsistências NÃO FORAM considerados tanto para a geração da Nota Patrimonial – NP, quanto para a execução orçamentária (Nota de Empenho – NE e Nota de Liquidação – NL).

A inconsistência deverá ser sanada de forma MANUAL. Após o fechamento da folha, o usuário deverá verificar quais empenhos/liquidações gerados pela rotina podem absorver os valores das inconsistências (de outros PT’s e ND’s) e proceder ao cancelamento parcial das Notas de Liquidação – NL, Notas de Empenho – NE, além da Nota Patrimonial – NP que contabilizou o reconhecimento prévio. Pode ocorrer a situação em que um registro de inconsistência tenha que ser sanado de forma dividida, ou seja, em mais de um empenho/liquidação.

Se não houver este procedimento, a folha ficará apropriada por um valor maior do que deveria.  

3.2.2) Retenções (consignações) que não puderam ser consideradas na execução orçamentária

Neste tipo de inconsistência, as rubricas classificadas como consignação, com operação de desconto, também não tiveram a dotação (PT+ND+FR) informada insuficiente para considerá-las. Nos registros das rubricas de consignação, os sistemas de folha (ERGON e RHUPAG) informam apenas o PT e a FR. O SIAFIC tenta encontrar uma dotação condizente com o PT e FR informados que possa absorver todo o valor do registro da retenção.

Para identificar este tipo de inconsistência, deve-se verificar na mensagem emitida para cada uma delas se existem menção aos termos “Tipo de Retenção” ou “Credor da Retenção”. Se o valor do registro da inconsistência for positivo (o mais comum), significa que a retenção não pôde ser lançada na liquidação. Se for negativo, significa uma devolução de retenção ao funcionário e seu valor deve ser “abatido” das retenções similares que foram lançadas em outras liquidações.

Esses valores de inconsistências FORAM considerados APENAS para a geração da Nota Patrimonial – NP (reconhecimento prévio), mas NÃO FORAM para a execução orçamentária (Nota de Empenho – NE e Nota de Liquidação – NL).

A inconsistência deverá ser sanada de forma MANUAL. Após o fechamento da folha, o usuário deverá verificar quais liquidações geradas pela rotina podem absorver os valores das retenções e proceder ao reforço da liquidação, incluindo a retenção. Para tanto, deverá ser acessada a função Nota de Liquidação – NL, clicar na opção de inserir, marcar a opção “Alteração”, selecionar o Tipo de Alteração “Reforço”, escolher a NL que se quer alterar e proceder a inclusão ou alteração da retenção. Pode ocorrer a situação em que um registro de inconsistência de retenção tenha que ser sanado de forma dividida, ou seja, em mais de uma liquidação.

Se não houver este procedimento, as retenções devidas não serão apropriadas.  

4) Geração e Execução das PD’s (Programações de Desembolso)

Os órgãos com PAGAMENTO NÃO CENTRALIZAO NO TESOURO deverão emitir e executar as PD’s relativas as liquidações da apropriação da folha, incluindo as PD’s de Retenção.

Os órgãos com PAGAMENTO CENTRALIZAO NO TESOURO deverão apenas emitir as PD’s relativas as liquidações da apropriação da folha, incluindo as PD’s de Retenção. A execução das PD’s será programada automaticamente pelo Tesouro.

Atentar que o campo “Tipo de PD” deverá ser preenchido com a opção “Orçamentária”, assinalando o campo “OB de Regularização”.

Atentar que para as PD’s do valor líquido e as PD’s das retenções cujo financeiro foi pago extra-orçamentariamente, deverá ser selecionada a opção “Regularizações orçamentárias”. Para as PD’s das retenções que serão convertidas em receita ou estorno de despesa, deverá ser selecionada a opção “OB já encaminhada ao banco”.   

Atentar que as PD’s de regularização devem ser emitidas no mesmo mês que foram emitidas as PD’s extras, ou seja, para as folhas que são pagas no mesmo mês da apropriação, as PD’s de regularização também devem ser emitidas no mesmo mês da apropriação. Para as folhas que são pagas no mês seguinte ao da apropriação, as PD’s de regularização devem ser emitidas no mês seguinte ao da apropriação.  

As Ordens Bancárias – OB’s geradas a partir da execução das PD’s de regularização do tipo ““Regularizações orçamentárias” farão a baixa das contas de “Salários a Pagar” e “Consignatários” contra as contas de pendência do ativo (CRÉDITOS DECORRENTES DE PAGAMENTO SEM RESPALDO ORÇAMENTÁRIO) que foram movimentadas pelos pagamentos extras.